jedepose.com

FAQ sur jedepose.com

Mon abonnement est-il valable pour les services DepoMail et AuthentiDoc ?

L'abonnement au site jedepose.com vous permet d'accéder aux deux services, DepoMail et AuthentiDoc, par conséquent votre crédit d'unités est le même pour ces deux services.

Quel est le rôle de l'Huissier de Justice ?

En qualité d'officier Public et Ministériel, l'Huissier de Justice dresse un Procès-verbal de constat établissant la date certaine de vos dépôts et leur contenu, constituant ainsi un élément supplémentaire de la valeur probante de votre DepoMail ou AuthentiDoc.

Ainsi pour un DepoMail, il constate l'échange de votre message (expéditeur, destinataire(s)), l'existence et l'intégrité de son contenu, la date et l'heure de l'envoi et de la réception grâce à l'horodatage sécurisé et contrôlé du service jedepose.com.

Dans le cadre d'AuthentiDoc, l'Huissier de Justice constate le dépôt de votre objet numérique (document, photo, vidéo) l'existence d'un contenu, son intégrité, la date et l'expéditeur de l'AuthentiDoc.

Pour chaque DepoMail ou AuthentiDoc envoyé, un Huissier de Justice, mandaté par le service jedepose.com, établit un Procès-verbal de constat.

Quels sont les apports du service DepoMail en termes juridiques ?

Le service DepoMail permet l'identification de l'émetteur d'un message, sa transmission horodatée à un destinataire donné, la mise en dépôt électronique du message électronique DepoMail accompagné de ses pièces jointes avec l'établissement d'un Procès-verbal constatant l'envoi d'un message d'un émetteur à un destinataire à une date donnée, la conservation intègre dudit message et sa restitution sur la plate-forme jedepose.com.

Le service DepoMail peut être un instrument utile pour établir une preuve recevable de l'envoi ou de la réception d'un courrier devant les tribunaux ou tout simplement en cas de litige.

Quels sont les apports du service AuthentiDoc en termes juridiques ?

Le service AuthentiDoc est un service d'archivage sécurisé des documents numériques, disponible en ligne sur la plate-forme jedepose.com.

Il assure l'horodatage et la signature technique du document à archiver et l'établissement du procès-verbal de constat dudit envoi dûment daté par l'Huissier de Justice. Le service AuthentiDoc permet d'assurer une sécurité optimale des documents et des actes archivés pendant dix ans en répondant aux exigences de l'état de l'art technique. AuthentiDoc appréhende le document numérique pendant tout son cycle de vie ce qui contribue à sa sécurité globale et à sa fiabilité.

Quelles sont les garanties de jedepose.com, concernant la conservation de mes documents et preuves d'envois ?

Jedepose.com assure la traçabilité des actions intervenues sur la plate-forme, tant pour le service DepoMail que pour le service AuthentiDoc. Ces traces constituent des éléments de preuve en cas de besoin pour un des clients de jedepose.com.

En tant qu'entreprise, est-ce que je peux disposer de plusieurs comptes pour mes différents collaborateurs ou services ?

Le site jedepose.com vous permet en tant qu'administrateur, de créer des comptes utilisateurs pour chacun de vos collaborateurs. Vous pouvez également définir pour chaque collaborateur le service (achat, comptabilité, commercial...) auquel il appartient.

Dans votre espace de suivi, grâce à une sélection par filtre, vous pourrez alors visualiser l'ensemble des envois ou dépôts effectués par chaque service au sein de votre organisation.

Puis-je classer mes envois ou documents selon des catégories ou référence, afin de mieux les retrouver par la suite ?

Lorsque vous envoyez un courrier électronique ou lorsque vous déposez un document numérique, vous avez la possibilité d'ajouter à celui-ci une référence (n° de facture, mot clé...) vous permettant par la suite de retrouver votre document plus rapidement. Dans l'espace « Suivi » vous pourrez ainsi faire une recherche en utilisant ces index.

Comment puis-je connaître le solde de mon compte ?

Lors de chaque connexion, votre solde apparaît sur la page d'accueil une fois que vous vous êtes identifié. Ce solde sera également visible sur chaque page suivante, en haut à droite de votre écran.

Comment paye-t-on le service ?

Pour accéder aux services du portail jedepose.com, il vous faut créditer un compte. Plusieurs forfaits existent selon votre consommation. Pour plus de renseignement sur ces forfaits retrouvez l'ensemble des informations dans la page Tarifs.

Ce site accepte les paiements par Carte Bancaire, chèque et prélèvement et propose la facturation fin de mois en cas d'envoi en volume.

Comment puis-je recharger mon compte ?

Dans le cas d'abonnement à un forfait, pour recharger votre compte, il vous suffit de vous rendre dans votre espace « Gestion de mon portefeuille ». Vous pouvez alors re-créditer votre compte selon le forfait de votre choix.

Dans le cas d'abonnement par prélèvement mensuel, votre compte est automatiquement crédité.

Haut

FAQ DepoMail

Qu'est ce qu'un DepoMail ?

DepoMail est un service de courrier électronique certifié par Procès-verbal d'Huissier de Justice. Grâce à ce service vous pouvez envoyer en toute sécurité et avec une forte valeur probante un courrier électronique.

Quels sont les bénéfices d'un DepoMail ?

L'intervention d'un Huissier de Justice, qui établit un Procès-verbal de constat de dépôt, confère à votre courrier électronique une forte valeur probante en cas de contestation.

Vous êtes assuré que votre courrier électronique a été bien envoyé à votre (ou vos) destinataire(s), que le contenu est intègre, qu'il a été expédié à une date certaine garantie grâce à un processus d'horodatage sécurisé et contrôlé.

Pour servir de preuve, en cas de besoin, votre envoi est conservé pendant au minimum un an ainsi que toutes les informations de traçabilité correspondantes.

Le DepoMail vous assure donc un service haut de gamme, à forte valeur probante et pour un coût modeste en comparaison avec d'autres solutions disponibles sur le marché.

Pourrais-je, en cas de contestation, apporter la preuve que j'ai bien envoyé un DepoMail à un ou plusieurs destinataires ?

En cas de besoin vous avez accès à un extrait de Procès-verbal en vous rendant sur le site jedepose.com. L'extrait est automatiquement établi et mis à disposition dans votre espace personnel sur le site. Lors d'un différend vous pourrez ainsi matérialiser votre échange entre vous et votre (vos) destinataire(s), apporter la preuve du contenu de votre envoi, sa date et son heure. Par ailleurs, nous vous conseillons de conserver pendant 10 ans (cette période maximum est renouvelable) la preuve de votre document dans le coffre-fort du site jedepose.com. (durée en option lors de votre envoi). Comme sécurité supplémentaire, à la fin de votre envoi nous vous conseillons fortement de télécharger le sceau de votre document que vous pourrez alors conserver sur votre ordinateur. Ce sceau est totalement représentatif du contenu de votre envoi et toute modification de ce dernier est détectable. En cas de contentieux avec un de vos correspondants, vous pourrez ainsi produire toutes les preuves qui vous seront nécessaires.

En résumé, il vous faut donc conserver :

• l'extrait du Procès-verbal de constat de dépôt délivré par un huissier de justice assurant les actions effectuées lors de la transmission du courrier ;
• le courrier électronique en question ;
• ainsi que le sceau lié au courrier électronique.

En tant qu'entreprise, ai-je le droit d'envoyer un DepoMail à toute personne ? Est-ce que je respecte la réglementation de la CNIL, concernant l'envoi de courrier électronique ?

Oui, vous avez le droit d'envoyer des DepoMail à toute personne sous réserve du respect de certaines conditions. Il faut que ladite personne ait consenti au recours à la voie électronique pour des échanges conformément au Code civil.
Pour l'envoi de courrier électronique, le respect de la loi « Informatique, Fichiers et Libertés » impose que le destinataire soit informé des droits qui lui sont reconnus (droit d'accès, droit de rectification et droit d'opposition au traitement des données) et que les coordonnées du destinataire ont été collectées loyalement.

Attention, le service DepoMail ne permet pas de contourner la législation relative à la prospection commerciale en ligne.

Combien de temps est conservé mon DepoMail ?

La preuve de l'envoi est conservée systématiquement 10 ans dans le coffre-fort sécurisé d'un Tiers Archiveur. Quand au contenu de votre message, il est conservé automatiquement et gratuitement pendant 1 an. Pour un faible coût supplémentaire, vous pourrez les conserver et les consulter pendant une période pouvant aller jusqu'à 10 ans.

Si je prolonge leur conservation pourrais-je relire sans problèmes mes courriers électroniques dans 10 ou 30 ans, malgré les évolutions technologiques ?

Si vous le souhaitez, le portail jedepose.com vous assure une conservation sécurisée de vos envois sur plusieurs dizaines d'années. Pour vous permettre de consulter ou d'imprimer le contenu de vos messages électronique pendant toute la période de conservation nous vous conseillons, chaque fois que cela est possible, de ne joindre que des documents en format PDF/A (Norme ISO 19005-1a ou 1b).

Puis-je envoyer un DepoMail à plusieurs destinataires ?

Le fonctionnement du service DepoMail est similaire à celui d'une messagerie électronique classique. Il est donc tout à fait envisageable de mettre en place une liste de destinataires. Vous pouvez par conséquent, envoyer votre courrier électronique certifié à plusieurs destinataires principaux, à d'autres en copies ainsi que des copies cachées.

Est-ce que je reçois un accusé de réception ?

Vous recevez sur votre email indiqué lors de l'expédition un accusé de réception dès lors que l'un de vos destinataires a lu votre message. Vous êtes informé pour chaque destinataire mis en copie principale de l'état de lecture de votre message. Lorsque l'ensemble des destinataires a lu votre message vous recevez en complément un compte rendu.

Par ailleurs, vous pouvez, depuis votre espace sur le site jedepose.com, visualiser par un code couleur l'état de lecture de vos messages. Une flèche rouge indique vos envois non encore lus, une flèche orange indique qu'il a été partiellement lu (tous les destinataires ne l'ont pas lu) et une flèche verte indique la lecture de votre message par l'ensemble des destinataires.

Quels sont les cas d'utilisation possible avec le service DepoMail ?

Le service DepoMail peut permettre à tout client d'envoyer de manière sécurisée, à condition que le destinataire accepte de recourir à la voie électronique au préalable :

• des courriers dans le cadre des relations avec les administrations et les personnes publiques ;
• des lettres de congé (bail d'habitation,...) ;
• des lettres de convocation et de licenciement (droit du travail) ;
• des lettres de convocation pour des assemblées de copropriétaires ;
• des lettres constatant la rétractation d'un consommateur dans le cadre d'un contrat conclu à distance (droit de la consommation) ;
• des lettres de mise en demeure pour le paiement d'une somme due ou l'exécution d'une prestation donnée (droit des contrats) ;
• des lettres de résiliation ;
• des réclamations ;
• des commandes ;
• des lettres de convocation aux assemblées d'actionnaires (droit des sociétés).

En fait, le DepoMail peut être considéré comme une alternative avantageuse aux lettres recommandées dans le cadre de l'exécution d'un contrat (lettre de mise en demeure en cas d'inexécution d'un contrat), la précaution à prendre étant de prévoir dans ledit contrat que toute notification (lettre de mise en demeure, résiliation etc.) pourra être effectuée par DepoMail.

Comment faire pour inclure le DepoMail comme moyen de notification dans le cadre d'un contrat existant ?

Si un contrat régit déjà les relations entre deux personnes et qu'elles souhaitent recourir au DepoMail comme moyen de notification, celles-ci devront simplement signer un avenant à leur contrat reconnaissant le DepoMail comme moyen de notification.

Quels sont les différences et les intérêts d'un DepoMail par rapport à une lettre recommandée ?

Le service DepoMail vous garantit à la fois l'existence du contenu de vos envois de message et leur confère une date prouvée, ainsi votre (ou vos) destinataire(s) ne peuvent les contester.

Par ailleurs, le service étant disponible en ligne, il vous affranchit des délais postaux, des aléas venant perturber la distribution (fermeture de votre service courrier, grèves, heures de levées, etc.). En parvenant directement à l'adresse email de vos destinataires, DepoMail vous permet de faire des économies substantielles par rapport aux envois recommandés traditionnels.

Quelle est la différence entre l'envoi d'un DepoMail entre professionnels et d'un professionnel à un non-professionnel ?

Le principal point distinctif entre professionnel et non professionnel se trouve être la protection du non professionnel par le Code de la consommation et le Code civil.

Le professionnel s'entend de toute personne qui contracte dans l'exercice de son activité. Au contraire, le non professionnel doit être considéré comme un consommateur ou un professionnel n'agissant pas dans sa sphère de compétence (par exemple, une société non spécialisée en matière informatique qui désire contracter un contrat d'hébergement informatique). Toutefois, cette distinction reste soumise à l'appréciation souveraine des juges.

Pour DepoMail, un indice fort de professionnalité du destinataire pourrait être de recourir à une adresse de courrier électronique de type "prénom.nom@entreprise.com".

Le DepoMail pour des destinataires professionnels répond à un formalisme beaucoup moins strict que pour le cas où il est utilisé pour des destinataires non professionnels ou consommateurs. Dans ce dernier cas, l'émetteur professionnel doit disposer de l'accord du destinataire (adresse de courrier électronique de type "prénom.nom@hotmail.com,@laposte.net") de recourir à la voie électronique.

L'émetteur doit en outre respecter les exigences de la Loi Informatique, fichiers et libertés.

Haut

FAQ AuthentiDoc

Qu'est ce qu'un AuthentiDoc ?

AuthentiDoc est un service de dépôt et de conservation sécurisé à forte valeur probante de vos objets numériques (documents, images, vidéo, fichiers, etc.).
Grâce à ce service vous pouvez conserver en toute sécurité et sur une très longue période tous vos objets numériques.

Quels sont les bénéfices d'un AuthentiDoc ?

Le service AuthentiDoc bénéficie de l'établissement d'un Procès-verbal, établi par un Huissier de Justice, conférant une date certaine à vos dépôts ainsi qu'une identification de leur contenu.

Quels sont les cas d'utilisations possibles avec le service AuthentiDoc ?

Grâce au Procès-verbal de constat de dépôt établi par un Huissier de Justice lors de tout recours à ce service, vous pouvez utiliser AuthentiDoc pour conserver toutes sortes d'objets numériques tels que des contrats, brevets, œuvres de l'esprit (musique, dessins, graphismes, photographies, poèmes,...) reconnaissance de dettes, preuves numériques (scellements ou signatures), commandes, plans dossiers de fabrication, correspondances confidentielles, polices d'assurance, relevés bancaires, etc.

Puis-je récupérer mes documents avant la fin de la période d'archivage ?

Le service AuthentiDoc est un service entièrement flexible. Vous pouvez à tout moment récupérer vos documents avant la fin de la période d'archivage.

Combien de temps sont conservés mes documents ?

Vos objets électroniques sont conservés dans un coffre-fort électronique individuel entièrement sécurisé hébergé par un Tiers Archiveur pour une période de 10 ans.

Pourrais-je relire sans problèmes mes documents dans 10 ou 30 ans, voire plus, malgré les évolutions technologies ?

Le portail jedepose.com vous assure une conservation sécurisée de vos envois sur plusieurs dizaines d'années. Pour vous permettre de consulter ou d'exploiter le contenu de vos dépôt pendant toute la période de conservation nous vous conseillons, chaque fois que cela est possible, de ne joindre que des documents en format PDF/A (Norme ISO 19005-1a ou 1b).

Quant aux autres types d'objets, il conviendra de vous assurer que vous disposez des outils logiciels ou matériels permettant de les relire.

Est-ce que je peux modifier un document archivé directement via le service jedepose.com ? Est-ce gratuit ?

La modification d'un document archivé est assimilée au titre du service AuthentiDoc au dépôt d'une nouvelle version de ce document. De ce fait cela entraîne un nouveau dépôt qui fera l'objet lui-même d'un Procès-verbal établi par un Huissier de Justice. Cette disposition a été adoptée pour vous garantir, en toute circonstance, la valeur probante des objets déposés et garantir l'intégrité du document archivé à un instant donné.

Quels types de fichiers peuvent faire l'objet d'un AuthentiDoc ?

Vous pouvez télécharger et archiver tout type de documents (PDF, Word, XML, html...) via le service AuthentiDoc.

Que dois-je conserver ?

En cas de litige, il vous faut conserver pendant la durée de prescription légale :

• l'extrait du Procès-verbal de constat de dépôt délivré par un Huissier de Justice assurant les actions effectuées lors du dépôt du document;
• le document en question ;
• ainsi que le sceau d'intégrité.

Haut