Aspects Juridiques du Service Authentidoc
S'agissant de l'archivage des documents électroniques signés déposés dans le coffre fort électronique mis à disposition dans le cadre du service AuthentiDoc®, il répond à une exigence probatoire formulée à l'article 1316-1 du Code civil, à savoir :
« L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »
En outre, l'article 1108-1 du Code civil du code civil dispose :
« Lorsqu'un écrit est exigé pour la validité d'un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 et, lorsqu'un acte authentique est requis, au second alinéa de l'article 1317. » Par conséquent, l'archivage à des fins de preuve ou de validité répond donc à des exigences juridiques identiques.
Il ressort de ces textes que l'écrit sous forme électronique, à titre probatoire ou de validité de l'acte, est admis devant les tribunaux à la double condition de garantir l'identification de l'auteur à qui l'acte est imputé et l'intégrité de celui-ci. Le service AuthentiDoc assure la conservation des documents signés (ce qui permet l'identification) et leur intégrité dans le temps.
Le service accepte le dépôt de tout type de documents. Toutefois, il serait opportun de déterminer le régime juridique au cas par cas de ceux-ci (fiches de paie, contrats de travail, etc).
Retenons que la durée de conservation du document dépend des délais de prescription qui ne sont pas uniformisés.
| Textes applicables en droit français | Objet | Délais de prescription/conservation |
| Art. 2262 du Code civil | Droit commun | Trente ans (sauf exceptions) |
|---|---|---|
| Art. 2270 du Code civil | Actions en responsabilité | Dix ans |
| Art. 2270-1 du Code civil | Actions en responsabilité civile | Dix ans |
| Art. 2277 du Code civil | Actions en paiement des créances | Cinq ans |
| Art. L. 114-1 du Code des assurances | Action dérivant d?un contrat d?assurance |
Deux ans Dix ans pour les contrats d?assurance sur la vie et pour les contrats d'assurance contre les accidents atteignant les personnes |
| Art. L. 110-4 du Code de commerce | Relations entre commerçants | Dix ans (sauf exceptions) |
| Art. L. 102-B du Livre de Procédures Fiscales | Conservation des livres, registres, documents ou pièces comptables (ex : factures) | Six ans |
| Art. L. 143-3 du Code du travail | Conservation des bulletins de paie | Cinq ans |
| Art. L. 123-22 du Code de commerce | Documents comptables et pièces justificatives (ex : facture ou bon de commande ou de livraison) | Dix ans |
| Art. L. 133-6 du Code de commerce | Action contre le transporteur routier | Un an à compter du jour où la remise de la marchandise aurait dû être effectuée |
| Art. L. 123-1 du Code de la propriété intellectuelle | Oeuvres de l'esprit (droit d'auteur) | Protection pendant l'année en cours qui suit la mort de l'auteur et Soixante dix ans |